Поиск
  • Olga Zaikova

Как территории эффективно продвинуть свое event-мероприятие

Пост обновлен май 5


Ежегодно российские регионы и города проводят сотни мероприятий, но почему большенство этих мероприятий неизвестны основному потребителю. Как изменить эту ситуацию и сделать так, чтобы информация о мероприятиях проводимых регионами и городами дошла до конкретного потребителя и при этом мероприятий прошло с большой пользой для территории я постараюсь осветить в своей статье.

Мероприятия – это одно из эффективных инструментов повышения имиджа территории, продвижения ее потенциала. Поэтому так много сегодня в России и за рубежом проводится различных деловых, культурных, событийных и спортивных мероприятий. Что же необходимо сделать территории, чтобы проделанная работа по организации и проведению мероприятий была эффективной и дала положительные результаты. А для этого всю работу по организации и проведению мероприятия необходимо систематизировать, а именно провести маркетинговое исследование и определить целевую аудиторию мероприятия, средства продвижения мероприятия, финансирование и т.п. и на основе маркетингового исследования разработать Рекламную и PR-кампанию по продвижению event-мероприятия.

И так первое, что необходимо сделать территории перед разработкой рекламной и PR-кампании по продвижению event-мероприятия - провести маркетинговое исследование. Проведение такого исследования позволить выявить основную целевую аудиторию мероприятия: от куда прибывают деловые туристы на мероприятие, каким транспорта добираются, где останавливаются, где проводят досуг, где питаются, какие СМИ читают и смотрят, как приобретают тур на мероприятие самостоятельно или с помощью туркомпаний, какие туроператоры организуют такие туры и т.п. А также такое маркетинговое исследование позволит определить партнеров, исполнителей мероприятия, источники финансирования, конкурентов и др. Постараюсь на примере Московского урабанического форума объяснить как это осуществить практически. Из табл.1 видно откуда на форум прибывают деловые туристы. показывает какой инфраструктурой пользуются деловые туристы прибывающие на форум в Москву. Из табл.3 понятно какие СМИ читают и смотрят деловые туристы прибывающие на форум.

На основе результатов маркетингового исследования организаторам мероприятия необходимо разработать рекламную и PR-кампанию по продвижению event-мероприятия.

Что же включает рекламная и PR-кампания по продвижению event-мероприятия? Прежде всего, определение основных целей и задач; выявление потребителей, основных направлений продвижения; выбор средств продвижения; создание логотипа и сайта мероприятия; подготовка рекламных и имиджевых материалов, определение партнеров и исполнителей, а также источников финансирования, ну конечно критериев, по которым будет проведена оценка проведенной рекламной и PR-кампании по продвижению event-мероприятия.

И так прежде всего организаторам мероприятия необходимо определиться с основными целями. Например для Москвы это могут быть: увеличить турпоток в город Москву; повысить имидж города Москвы; побудить туристов приехать в Москву на мероприятие; увеличить осведомленность среди целевой аудитории о потенциале Москвы; познакомить потребителей с продукцией и услугами производимыми в Москве и др.

Дальше организаторам мероприятия необходимо выбрать средства продвижения с помощью которых будут продвигаться и реализоваться услуги потенциальным участникам мероприятия. Существуют 5 средств продвижения- это реклама, PR, спонсорство, стимулирование сбыта, персональные продажи. Организаторы мероприятия решают какие из средств они будут использовать для продвижения мероприятия.

Затем организаторам мероприятия необходимо определить организации которые займутся реализацией рекламной и PR-кампании по продвижению event-мероприятия. Среди таких организаций могут быть государственные: органы государственной власти муниципального, федерального уровней; негосударственные: это маркетинговые организации, ТПП, ассоциации и союзы-членами которых является город и конечно коммерческие организации; это туроператоры, турагенты и т.п. Для того того, чтобы избежать дублирования функций лучше всего организаторам мероприятия составить таблицу куда внести название организации и ее функции по организации event-мероприятия. Пример для города Москвы

После этого организаторам мероприятия необходимо разработать логотип мероприятия. При создании логотипа городу необходимо придерживаться таких основных правил как: логотип должен отражать индивидуальные, отличительные особенности event-мероприятия; должен легко читаться и запоминаться; логотип не должен вызывать негативных ассоциаций. Логотип Московского урбанического форума как раз соответствует этим правилам и является удачным.

Следующий шаг-это создание сайт мероприятия, где наиболее полно будет представлена информация о мероприятии. Среди разделов обязательно должны быть следующие: информация о event–событии, условия участия, программа мероприятия (деловая и культурная), спикеры, участники, партнеры, СМИ, новости, как добраться, где остановиться, где поесть, контакты, а также разделы досуг и развлечения, информация о городе и т.п. И один из главных разделов сайта Итоги, где должна быть размещена следующая информация: пост-релиз, который включает следующую информацию о мероприятии: сколько присутствовало участников, из каких стран, сколько прошло мероприятий в рамках программы, какие спикеры выступили, какие актуальные вопросы были обсуждены, сколько подписано соглашений в рамках форума, на какую сумму, сколько публикаций в СМИ, что проведенное мероприятие дало городу и т.п. Конечно же необходимо разместить фото и видеокаталоги с мероприятия, презентации и аудио или видео-выступления спикеров.

К сожалению сайт Московского урбанического форума (http://mosurbanforum.ru) нельзя назвать примером, т.к. многие необходимые участникам форума разделы отсутствуют, например отсутствует раздел Участнику, где должна быть размещены: условия участия, как добраться до места проведения мероприятия, где лучше всего остановиться, где можно поблизости перекусить, где можно провести досуг после основного мероприятия и т.п. Тоже самое можно сказать о разделе Итоги, где нет полной информации об основных итогах мероприятия и его эффективности для города.

Затем организаторам мероприятия необходимо организовать работу с федеральными и местными СМИ: провести пресс-конференции для журналистов, разместить в СМИ информацию о event–событии и т.п., это могут быть рекламные и имиджевые статьи, рекламные модули, фильмы, ролики и др. При этом городу надо помнить, что такую работу необходимо организовать только с теми СМИ, которые смотрит или читает целевая аудитория event–события, именно те СМИ которые выявило маркетинговое исследование.

Ну и как правило информацию о мероприятии организаторы размещают в социальных сетях, например Москва разместила информацию о Московском урбаническом форуме в Twitter, Facebook, Slideshare, Flickr, Instagram, Youtube.

Дальше городу необходимо разработать и издать 2 комплекта материалов, в т.ч. рекламные материалы: календарь событий, путеводители, брошюры, сувениры и т.п. и имиджевые материалы: книги, открытки, фильмы о городе и т. п. При чем для каждой категории участников мероприятия формируется свой комплект. Распространить эти комплекты нужно перед мероприятием: в транспорте, гостиницах, в кафе, именно в той инфраструктуре которую использует целевая аудитория мероприятия и которое выявило маркетинговое исследование.-

И конечно организаторам мероприятия необходимо разместить рекламные конструкции в т.ч. баннеры, перетяжки, роллерные дисплеи содержащие информацию о event–мероприятии на улицах тех стран и городов от куда больше всего прибывает деловых туристов на мероприятие. А эту информацию опять же выявило маркетинговое исследование.

Организация и участие в различных мероприятиях -это еще одна возможность для организаторов мероприятия проинформировать целевую аудиторию о планируемом event–мероприятии. Это могут быть презентации event–мероприятия, размещение видео роликов о событии, рекламных конструкций, распространение листовок с информацией о мероприятии на различных проводимых городом презентациях, форумах, выставках, Днях городов, праздников и фестивалей, а также на тех деловых, культурных и событийных мероприятиях, где город является участником и конечно на мероприятиях проводимых по линии международного и межрегионального сотрудничества. Например Москва распространяет информацию о Московском урбаническом форуме на российских выставках: MITT, Отдых, зарубежных: FUTUR (Мадрид), ITB-Берлин, BITE (Пекин), WTM (Лондон), на мероприятиях в рамках Дней экономики Москвы за рубежом, а также Москва в течении года провела серию урбанических конференции по России под эгидой Московского урбанического форума, в т.ч.:Санкт-Петербурге, Воронеже, Перми, Ростове-на Дону и др.

Для того, чтобы придать статусность event-событию необходимо пригласить на мероприятие знаковых лиц. Это могут быть известные политики, деятели культуры и искусства, представители мэрии города, Правительства России и т.п., вообщем те известные лица, кто лояльно настроен к вашему городу и к event-событию и готов его поддержать. Например Правительство Москвы на открытие Московского урбанического форума и участия в деловой программе форума пригласило таких знаковых лиц как Василий Голубев, Губернатор Ростовской области; Виктор Басаргин, Губернатор Пермского края; Мэр Москвы Сергей Собянин; Эдхам Акбулатов, глава города Красноярска, Чэн Хун, вице-мэр Пекина; Милан Бандич, мэр Загреба; Иштван Тарлош, мэр Будапешта и др. Также в рамках форума прошла сессия «Это мой район»: с участием Михаила Швыдкова, Ларисы Вербицкой, Сергея Никитина, Андрея Колесникова и Михаила Куснировича, которые рассказали о районах, в которых они жили и с которыми у них связаны самые приятные воспоминания.

Ну и конечно при организации и проведении event-события необходимо организовать сотрудничество с общественностью. Это могут блогеры, волонтеры, и т.п. вообщем те люди, которые помогут при проведении event-события или в информировании потенциальной аудитории о мероприятии. Например организаторы Московского урбанического форума реализовали проект «Блоги Московского урбанистического форума», в рамках которого в течении полутора месяцев организаторы форума публиковали лонгриды на темы, которые обсуждались в рамках Московского урбанического форума. Например, один из них был посвящен теме городов будущего. Какими они будут? Каково будет жить в таких городах? Какие технологии будущего уже внедряются в городах. Обо всем этом можно было прочитать в публикациях блогеров.

Конечно же Рекламная и PR-кампания по продвижению event-мероприятия должна включать мероприятия стимулирующего характера, это могут быть конкурсы, лотереи, скидочные карты, розыгрыши и другие стимулирующие потребителя мероприятия. Например, организаторы Московского урбанического форума предлагают участникам скидки на туры и экскурсии, дисконт в музеи города Москва, проводят розыгрыши и т.п.

Ну и конечно вся проводимая работа в рамках реализации Рекламная и PR-кампания по продвижению event-мероприятия невозможна без поддержки и непосредственном участия руководства города.   Руководство в данном случае выполняет 3 основные функции: продвигает мероприятие, способствует повышению имиджа города и продвижению продукции и услуг города. Формы поддержки могут быть разные: законодательная, организационная, финансовая, информационная. Например, законодательная поддержка может быть в  форме выпуска постановлении о проведении мероприятии, утверждении документации мероприятия. Организационная поддержка: в координацией действий органов исполнительной власти города, территориальной ТПП, бизнес-сообщества и организаторов мероприятия; привлечением знаковых лиц на мероприятие; подготовкой писем поддержки, официальных приветствий участникам мероприятия; присвоение официального статуса мероприятию «под патронатом», «при поддержке», «при участии»; участием представителей руководства города в церемониях открытия мероприятия, в деловой программе мероприятия, награждении и т.п. Финансовая помощь: в выделении бюджетных средств города на проведение мероприятия, предоставлением налоговых и иных тарифных льгот для организаторов мероприятия. Информационная помощь: в предоставлении информационных ресурсов мэрии города для размещения информации о мероприятии, а также распространения листовок о event –событии на мероприятиях по линии администрации города и т.п.

Оценка эффективности

И последний раздел который должна содержать Рекламная и PR-кампания по продвижению event-мероприятия- это Оценка эффективности проведения мероприятия для города. Где обязательно должны быть отражены критерии, по которым после проведенного мероприятия организаторы мероприятия будет отслеживать эффективность. Это должны быть количественные и качественные показатели. Среди количественных могут быть: туристические прибытия; доходы от туристов прибывших на мероприятие; количество опубликованных имиджевых статей в СМИ; количество проведенных имиджевых мероприятий и т.п. Среди качественных могут быть: укрепление авторитета и влиятельности города в стране и за рубежом; увеличение уровня доверия к руководству города; повышение уровня информированности целевой аудитории о мероприятии, городе, его жителях, его потенциале и возможностях и т.п.

Совет:

- Городу необходимо рассказывать обо всем, что положительного происходит в вашем городе. Если о вас ничего не известно, значит, вас нет.

- Если вы провели мероприятие, и об этом никто не узнал, значит, вы ничего не провели. Мероприятие прошло абсолютно бессмысленно.

- Обо всем, что делает город нужно обязательно информировать свою целевую аудиторию, используя различные средства и методы.

Только в том случае, когда организаторами мероприятия будет проведена системная работа в рамках реализации Рекламной и PR-кампании по продвижению event-мероприятия с обязательным отслеживаем результатов, мероприятие будет эффективным и принесет ту отдачу на которую рассчитывает город, а именно: повыситься имидж города, увеличиться туристический поток в город, увеличатся поступления в бюджет города и т.п., что благоприятно скажется на социально-экономическом развитии города и благосостоянии горожан.

Статья опубликована в журнале CongressTime №5/2017 https://congresstime.ru.gg/


Просмотров: 0

© 2014 000  «РедКонгресс Групп». Сайт создан в Wix.com Все права защищены